Comment je me suis débarrassé des manuels scolaires

Hey j’ai une idée, si on parlait… manuels scolaires

C’est un sujet difficile chez les profs docs pour des raisons évidentes : on se retrouve souvent à devoir gérer entièrement le bouzin (ou trop grosse partie) alors que très clairement ce n’est pas à nous de le faire. Manque de bol, en fait c’est à personne de le faire et c’est donc aux chef.fe.s d’établissement de prendre la décision finale. Ce qui est bien entendu super dangereux.

Dans mon établissement, je me suis battue pour ne pas me retrouver à tout faire et je voulais partager avec celles et ceux qui en ont besoin le processus que j’ai mis en place pour en arriver là. Cela n’a pas été une victoire immédiate, car je me suis frottée à une direction peu coopérative et surtout très mollassonne dans le calendrier de l’application du nouveau processus, mais c’est acté, c’est en route et oui, c’est gagné.

Processus de prêt et retour

Les manuels scolaires sont désormais gérés par à peu près tout le monde : les profs-docs, les CPE, la secrétaire d’intendance, les AED, les professeurs principaux, un peu le principal adjoint et même les élèves. Pour moi, le partage des tâches c’est la clé.
Attention cela implique d’informatiser le prêt et de rendre accessible le logiciel (BCDI ou autre) sur tous les postes enseignants.

Pour les prêts :

Avant la rentrée scolaire, les AED apportent les manuels des nouveaux sixièmes dans les classes qui vont les accueillir. Le principal adjoint donne la liste des élèves aux profs-doc pour qu’on mette à jour la base BCDI.

Le jour de la pré-rentrée des profs, les PP sont formé.e.s par les profs-doc pour le prêt via BCDI.

Le jour de la rentrée les sixièmes trouvent donc leurs manuels sur la table. Les cinquièmes, quatrièmes et troisièmes eux passent dans la réserve chercher un lot de manuels chacun avant de monter en classe (ou pendant la matinée, c’est selon). C’est alors le prof principal fait le prêt des élèves grâce aux codes-barres. Dans les classes où j’ai des élèves du Club CDI, cela peut même être réalisé par les élèves eux mêmes (qui adore ça donc c’est tout benef’).

Pour les retours :

Les CPE organisent un calendrier où chaque classe aura son créneau pour rendre les manuels (pour moi cette étape est facultative, les profs et PP devraient pouvoir choisir le jour où leurs élèves rendent leurs manuels car ils sont autonomes dans ce processus).

Le principal envoi ensuite le calendrier aux profs, avec un mode d’emploi hyper clair (que j’ai fait avec amour et que je transmet sur demande) pour faire les retours en autonomie.

Le jour J, les élèves apportent donc leurs manuels et en classe, les PP et/ou les élèves font le retour directement sur BCDI (base manuels). Je reste dispo en amont auprès des PP qui paniquent mais honnêtement rien de plus simple que taper un code et appuyer sur entrée. Puis à la fin de l’heure les élèves descendent leurs manuels à la réserve.

A la fin de la semaine dédiée, les profs-doc récupèrent quand même les manuels des élèves absent.e.s ou pénibles, histoire qu’ils ne courent pas après leur PP toute la semaine. Puis nous éditons la liste des élèves qui n’ont pas rendu leurs manuels : direction la secrétaire d’intendance, qui va s’occuper des factures aux parents. Les profs-doc fournissent également au gestionnaire le total de manuels dispo au collège, et il s’occupe avec la secrétaire d’intendance de faire d’éventuelles commandes de réassort.

THE END

Mais comment j’en suis arrivée là ?

Rien n’a été simple et il a fallu argumenter, souder, diviser et se battre. Je vais en priorité exposer la liste des arguments (légaux, réels, avantages, etc) mais je vais aussi faire un petit point à la fin sur « comment passer au prêt informatique et combien ça coûte ». Dans mon établissement cela a été le plus difficile à mettre en place et pour être totalement honnête, depuis ce moment il y a une scission comme jamais entre les profs de discipline et moi. Ce fut un moment d’extrême souffrance dont je ne me suis pas vraiment remise à laquelle mon principal à une part de responsabilité pour moi non négligeable. Si on avait un service RH à l’Éducation nationale, j’aurai une belle lettre de réclamations à faire, claire et argumentée comme je sais faire. Mais je vais plutôt vous ici donner des astuces pour ne pas en arriver là et mettre toutes les chances de votre côté.

Les arguments

C’est parti !

Le procédé va dépendre des cas et des caractères mais il y aura un invariable : il faut un espace de confrontation et d’exposition des arguments. Dans mon cas : la réunion de préparation de la rentrée entre la direction, l’intendance et la vie scolaire à laquelle j’ai exceptionnellement assisté. Vous avez le choix entre exposer les arguments par mail et demander une réunion pour prendre des décisions finales ou simplement demander une réunion et garder les arguments pour ce moment. A vous de voir ce qui sera le plus pertinent dans votre cas.

Dans tous les cas l’argumentation doit suivre ce chemin :
1 : Rappel de la situation en général et de l’établissement en particulier
2 : Exposition des conséquences du processus actuel
3 : Proposer un partage des tâches clés en main

Pour chaque argument, j’indique s’il me semble plus pertinent à l’oral (c’est un argument informel ou anecdotique) ou à l’écrit (argument important qui a du poids et gagne à être formalisé par écrit), mais chacun.e peut bien faire ce qu’il ou elle souhaite.

Les règles du jeu

[oral] La nouvelle circulaire des professeurs documentalistes ne parle à aucun moment des manuels scolaires. Ça n’est pas l’argument ultime mais cela rappelle pour quoi nous avons « signé » : Culture de l’information et des médias, Gestion des ressources documentaires, Accessibilité de l’environnement culturel et professionnel.

[oral] Ressources documentaires dites-vous ? Le manuel n’est-il pas une ressource documentaire ? Évidemment que oui mais en fait, évidemment que non. Nous ne sommes pas des archivistes et vous pouvez pousser ce jeu à l’extrême pour en montrer l’absurdité : pourquoi on ne confierai pas les divers modes d’emploi des rétroprojecteurs et autres machines à la prof-doc ? Ce sont pourtant des ressources documentaires… Alors bien sûr que ça a l’air con dit comme ça, mais justement. N’hésitez pas avec cet argument car il important : les ressources documentaires que nous gérons sont celles pour lesquelles nous sommes compétentes et celles que nous avons choisis. Les manuels sont les outils des enseignant.e.s, ce sont leurs compétences que d’en choisir les bonnes références, nous ne sommes pas concernées.

[écrit ou oral] Les manuels scolaires ne rentrent pas dans la politique documentaire mise en œuvre par la professeure documentaliste, lui en demander la gestion est donc problématique.

[écrit] Légalement, la gestion des manuels scolaires n’appartient à personne en particulier. C’est alors au chef d’établissement de trancher, au regard de la situation de l’établissement et du bon sens.

[écrit] Puisqu’il n’y a pas de consignes officielles, il n’y a aucune raison que les professeurs documentalistes soient les seules à gérer tout ce processus. Nous proposons un partage des tâches équitables entre les différents services.

La (re)mise en cause du processus actuel

[oral] La professeure documentaliste qui distribue et récupère les manuels scolaires est identifié par les élèves comme la seule responsable de cette tâche, ce qui contribue à la difficulté de compréhension de ses missions par les élèves, mais aussi les AED, les enseignants et les CPE.

[écrit] Attribuer les manuels scolaires uniquement à la professeure documentaliste floutent ses missions et flouent son rôle au sein de l’établissement.

[écrit] La gestion actuelle des manuels par une seule personne pose de réels problèmes de santé au travail. En quelques jours, ce n’est pas moins de 6 manuels de x kilos par élève qui vont être manutentionnés par une seule personne. Je vous invite à faire votre propre calcul, c’est important et c’est un argument… de poids. Pour ma part si j’estime le poids d’un lot de manuels à 7kg par élève (ben ui), je me retrouve en trois jours à déplacer au moins deux fois 7 x 450 = 3150 kg. Ce n’est pas normal et soyons réalistes, j’en souffre physiquement. Je me suis déjà posé la question de l’accident de travail car clairement j’ai dû porter une atèle plus d’une fois à cause de cela : je suis fragile certes, mais ce n’est pas normal de déclarer une tendinite suite à une activité professionnelle. Surtout quand d’autres solutions existent.

[écrit ou oral] Si la seule solution alternative actuelle serait de filer le bébé à la Vie scolaire/aux AED sachez que ce n’est pas non plus une solution. Les AED ne sont pas là pour faire tous les petits sales boulots (et nous en savons quelque chose quand c’est à nous que revient ce dernier). Néanmoins, toujours dans le souci du partage des tâches, une solution peut être trouvée. Dans mon cas, nous avons décidé que les manuels des élèves de sixième, qui arrive donc dans un nouvel établissement avec de nouvelles règles (et sont encore des enfants) les attendraient dans leur salle le jour de la rentrée. A vous de voir où et dans quelles mesures les AED peuvent aider.

[écrit] La conclusion est que personne ne doit le faire, tout le monde pourrait le faire mais il n’y a qu’une (ou deux tout trois) personne qui le fait. Et cette ou ces personnes ne veulent pas le faire et sont dans leurs droits. La solution est alors de partager les tâches au maximum, que chacun mette ses compétences au service de la gestion des manuels, sans dépasser de son rôle dans l’établissement. Car oui c’est possible.

La proposition clé en main

Après avoir énoncé ce qu’il en était, on pourrait débattre et chercher une solution qui ravissent tout le monde. Sauf que cela est long et inutile puisque vous proposez une solution clé en main. Vous acceptez alors une surcharge de travail (oui…) en année 0 pour mettre en place une nouvel organisation.

Nous avons déjà vu ce partage des tâches au-dessus mais voici comment le présenter :

• Les professeures documentalistes gèrent le logiciel de prêt, fournissent les bilans aux services concernées et forment les enseignants. (Vous pouvez également gérer l’état des manuels)
• Le service d’Intendance gère le réassort et la communication avec les familles qui n’ont pas rendu les manuels (à proposer au secrétariat selon l’établissement).
• Le service Vie scolaire gère les plannings des prêts et retours. Peut également être renfort dans certains cas pour la distribution ou la récupération des manuels.
• La direction communique les informations à chacun (planning et mode d’emploi aux PP, liste des élèves aux profs-docs).
• Les professeurs principaux inscrivent dans le logiciel les prêts des élèves et notent les retours des manuels.
• Les élèves manutentionnent leur propres manuels.

Les avantages sont entre autres :
Automatisation du procédé et travail en commun.
Il n’y a pas d’heure perdue par les manuels scolaires et de ballade dans les couloirs de tous les côtés : lors des retours, le professeur peut mettre les élèves au travail et appelle au bureau les élèves un par un. Avec BCDI le temps de rendu informatique est de moins d’une minute par élève !
Le CDI n’est pas envahit d’une classe par heure plusieurs fois dans la journée et la prof-doc peut continuer son travail sans gêne.

Dernier détail : Passer à l’informatique

Avant cette petite révolution, les élèves venaient au CDI récupérer leurs livres, les profs-docs préparaient des papiers avec la liste des manuels et une grille pour leur état, les élèves devaient remplir la fiche en indiquant l’état de chaque manuel et cela devait être vérifié par les PP, signé par les parents, récupéré par les PP puis transmis aux profs-docs. Et à la fin de l’année il fallait vérifier. C’était chiant long n’importe quoi. Maintenant chaque manuel a son code barre, il est donc relié à un élève et c’est hyper pratique.
Mais il a fallu le mettre en place.

Voici comment nous avons procédé :

Achat de trois rouleaux de codes-barres (pour un collège de 950 élèves, sachant que le troisième rouleau est entamé mais qu’il reste des codes-barres). Ces derniers partent de 000 car c’est la première fois qu’ils auront un code-barre. Il y a pleins de fournisseurs, nous nous en avons eu pour 36,56€ le rouleau de 1000 donc 255,92 € d’achat total.

Nous avons ensuite collé un code-barre sur chaque manuel. Il est important de procéder référence après référence pour BCDI. En effet, de 000 à 320 ce seront les livres de Math, puis de 321 à 673 d’Histoire-Géo, etc. Ensuite, on crée les fiches tout simplement. Attention : l’idéal, c’est quand tout le monde aide à cette tâche. Clairement dans mon établissement ce ne fut pas le cas car tout le monde s’en balance et surtout : « c’est pas à eux de le faire ». Si c’était à refaire, je le ferai seule car j’éviterais ainsi d’être déçue et surtout je me dirais que tant pis, c’est long et fatiguant mais c’est beaucoup de travail pour ne plus en avoir par la suite. C’est d’ailleurs ce que je vous conseille car plus vous en ferez seule pour la mise en place, plus votre projet a des chances d’être accepté par un principal ou proviseur récalcitrant (eh ui c’est horrible).

Nous avons fait en sorte de coller les codes-barres au même endroit pour tous les manuels : en bas de la troisième de couverture. C’est plus pratique et moins risqué.

Il faut ensuite s’assurer de l’installation de BCDI sur les postes enseignants. Pour nous c’est une société extérieure qui gère le parc informatique (je ne dirais rien mais je n’en pense pas moins) donc c’est elle qui s’en charge. De plus, notre base est hebergée par Poitiers, elle n’est pas physiquement sur les ordinateurs (et je ne sais pas si ça change quelque chose pour le processus). Les manuels sont sur une base spécifique, avec un mot de passe spécifique donc pas de souci de conflit entre les manuels et les documents gérés par les profs-docs 😉

Courage à tou.te.s

(Je suis disponible en commentaires si vous avez des questions ou besoin de soutien/courage)

Mise à jour : Un article hyper complémentaire de fenetresur au sujet des manuels scolaires : Gestion des manuels sur BCDI, pourquoi ? comment ?

Quant à moi : l’année s’est assez mal terminée avec une heure syndicale où je me suis fait totalement lynchée par des collègues malheureux et malheureuses de devoir bipper des livres… Après les longs monologues de chacun.e, j’ai sorti le mien en reprenant point par point les arguments de mon article. Celles et ceux qui ne veulent pas changer d’avis, et sont absolument certain.e.s que « je m’en débarrasse en leur faisant tout faire », n’ont pas changer d’avis c’est certain. Mais les voir répéter en boucle des arguments que je viens de démonter un par un ne me montre qu’une chose : ce qu’ils sont. Et c’est pas glorieux.

Je vais être honnête, j’ai deux profs qui sont venus ranger les manuels de leurs élèves sans passer par le bip sur BCDI, ce qui pose un énorme problème puisque ces manuels sont alors noyés dans la masse des « non rendus » (alors qu’ils sont présents en réserve) ce qui engendre non seulement un grand bordel, mais en plus des factures aux familles. Cette action était volontaire de la part des deux enseignant.e.s. Comme je le disais, dans mon établissement la direction dit oui mais ne soutiens pas, et lorsque j’ai rapporté les faits je me suis entendu dire que la direction « ne pouvait rien y faire ». Je trouve ça très grave et j’ai encore la boule au ventre de penser à tout cela. On m’a assuré que « quelqu’un » vérifierait les livres un par un mais… je me marre, cela n’arrivera jamais (et tant mieux car à qui de faire ça ? à part amha aux deux enseignant.e.s responsables). Mais après tout comme on vient de le voir : ce n’est pas mon problème. Je n’ai donc aucune culpabilité à me dire que c’est un gros bazar cette fin d’année et qu’une trentaine de famille va râler sur les factures, et etc. Toutes les conséquences, y compris la lâcheté de la direction face à l’organisation et face à la fourberie de certains enseignant.e.s, ça ne me regarde pas. Ça me touche, mais ça ne me regarde pas.

La seule chose à regretter, c’est qu’on ait pas d’IPR documentation pour nous soutenir dans ces cas. Et oui.